ניהול באגף הכספים

הנהלת החשבונות בתוכנת פריוריטי שומרת על קופת החברה

רווחיותו של עסק ויציבותו, לא מסתיימת במכירה במחיר הנכון .פעילות לא מוקפדת של מערכת הכספים, יכולה לגרום לזליגה משמעותית של כספים וסחרור בלתי נשלט. דרך מחלקת הנהלת החשבונות אמורים לעבור כל התנועות  הכספיות. המחלקה גם קובעת, עפ"י הנתונים שנצברים אצלה מה סכום המעמ שיש לשלם, ממי לגבות, למי לשלם, הנהלת החשבונות אמורה גם להתריע על מחדלים בתקבולים מגופים מוסדיים  (מעמ, מס הכנסה) או גופים פיננסיים (דיבידנדים, תקבולים מחברות אשראי) לפיכך מחלקת הכספים הנה צומת חשובה ביותר, וניהול שאינו מאורגן ומקצועי יכול לגרום לאבדן שיטתי של כספים.

דוגמאות בולטות  שיש לשים עליהם דגש:

התאמת כרטיסי אשראי– אחת המכשלות הגדולות שעומדת בפני ממחלקת הכספים היא הנטייה לחסוך בעבודה (ובעלות עבודה) ולסמוך על חברות האשראי שיעשו במקומנו את העבודה ושיעבירו לחשבון את כל המכירות. המציאות שונה לחלוטין. קורה הרבה, ומסיבות שונות – עסקאות מוכחשות אינן מטופלות, וכספי מכירה יורדים לטמיון מבלי שהמערכת יודעת על כך. משרדנו פיתח שיטות אפקטיביות בעלויות נמוכות לביצוע מעקב של גביה לכל שובר.

אי קיזוז מעמ תשומות- אופן הקיזוז בתכנת פריוריטי (priority) מצריך ניהול קפדני של מנגנונים לניהול יתרות מעמ תשומות וקיזוזו. בלעדיהם ניתן בקלות לאבד סכומים נכבדים, חודש אחר חודש. מאחר וחלון ההזדמנויות החוקי לקיזוז מעמ הנו 6 חודשים, מקבלת החשבונית, עסקים רבים מוצאים את עצמם עם איבוד סכומים משמעותיים ללא יכולת להשיבם.

הישבון- הישבון הוא השבת מיסי יבוא ליצרנים יצואנים ישראליים.

מיסי היבוא הזכאים להחזר הם מכס ומס קניה ששולמו עבור חומרי גלם המשמשים לייצור הייצוא.
את מס הקניה מקבלים כהחזר על יצוא לכל יעד בעוד שאת המכס מקבלים כהחזר רק בגין יצוא לארצות שאינן בקהיליה האירופית.
על היצואן  להרשם במערך ההישבון במכס ולהגיש דו"ח שנתי  לגבי המסים ששילם על חומרי הגלם . 

ניתן לתבוע הישבון עד 5 שנים אחורה מיום הגשת התביעה עבור מס ששולם בגין מרכיבים שיובאו לארץ. עבור מס ששולם בגין מרכיבים מייצור מקומי ניתן לתבוע הישבון עד 3 שנים רטרואקטיבית מיום הגשת התביעה.
ההישבון יכול להגיע לסכומים נכבדים המשפיעים על רווחיות הייצרן .

משרדנו מטפל בכל התהליך להשבת כספי ההישבון החל ברישום הראשוני במכס ועד להשבת כספי ההישבון. במידה ולא חלה התיישנות על כספי ההישבון משרדנו ייפעל להשבת כספים רטרוקטית.

החזר בלו- עפ"י סעיף 3(א1) לצו הבלו על הדלק, עוסק מורשה רשאי להחזר בלו ששולם על סולר עבור כלי רכב וציוד ששימשו אותו בעסק

סוגי הזכות העקריים הם: חומר בעירה למפעל תעשייתי, שימוש בציוד הנדסי עפי הגדרות ספצפיות, רכב מנועי שמשקלו המותר מעל ל 4,500 ק"ג, אוטובוסשמשקלו הכולל מעל ל 5,000 ק"ג, טרקטור המשמש לצרכי חקלאות.

מאחר ומדובר בהוצאה שוטפת הסכומים מצטברים ויכולים להשפיע על שורת הרווח באופן משמעותי. משרדנו מבצע את תהליך הרישום ודורש את ההחזרים עבור העסק.

ניהול הסחורה- הטובין בעסק יכולים להוות מוקד להפסדי כספים במספר נקודות מפגש לדוגמה:

ספק עלול לקבל תשלום עבור חשבונית מבלי לספק את מלוא הסחורה, אם בטעות ואם במזיד אם בשיתוף פעולה ואם ברשלנות של גורמים בתוך העסק. בפריוריטי (Zoom)ניתן להגדיר מראש ניהול תהליכים שיישום מוקפד שלהם ייתן מענה טוב הן לבדיקת הכמות המתקבלת והן לעלות הפריטים.

הפסדים נוספים בשל סחורה: סחורה שנפגמת באחסנה, סחורה שנגנבת, סחורה שמאבדת מערכה וניהול רמות מלאי באופן לא מושכל.

בפועל, מלאי שאינו נמכר נחשב להוצאה ולא לנכס

ניהול תזרים- בתכנת פריוריטי (זום) ישנה אפשרות לניהול תזרים, כך שבתכנון נכון, העסק יוכל להתנהל ולדעת חודשים מראש את יתרות המזומנים העומדים לרשותו. הצגת הנתונים יכולה להיות גם בתצורה גרפית, שניתן לצפות באמצעותה מגמות עתידיות, במבט אחד. צפי תזרים

גביה- ברוב העסקים אין מנגנונים אוטומטיים, שמייצרים תשלומים לספקים. על מנת לסייע ללקוחות בהנעת התשלום, יש לאתר את המכשולים שעומדים אצל כל לקוח באופן ספציפי. רצוי לנהל תרשים זרימה הכולל שמות של האנשים ומספרי הטלפונים ואת הצרכים של כל מנגנון על מנת לייצר  תשלום. יש לטפל באדיקות בתהליך. גביה שלא בוצעה, נחשבת למכירה בהפסד.

פריוריטי מאפשרת הפקה של מגוון דוחות גביה וגיול כולל ניהול תכתובת ושיחות. תוכלו לקבל ממשרדנו שירותי גביה ברמות שונות על פי הצרכים של העסק.

מעילות- ככלל על מנת לצמצם את התופעה למינימום, העובדים צריכים לדעת שישנה בקרה שוטפת ויזומה הן במערכת הנהלת החשבונות והן במקומות בהם ישנו מפגש של כסף או שווה כסף .

עיקר המעילות בארגון מתמקדות בנקודות הבאות:

זיוף שקים והעברות בנקאיות,  גנבת סחורה פיזית, סגירת עסקאות עם ספקים על חשבוניות פיקטיביות, יצירת עובדים פיקטיביים והסבת השכר, רישום הוצאות כוזבות.

 ישנן דרכים רבות לצמצום המוטיבציה לביצוע מעילות, או לחשיפת מעילות שהתבצעו בפועל. מעילות מתוחכמות ניתן למצוא בארגונים שדווקא סתמו את "כל" הפרצות. ככל שהארגון מפעיל מנגנוני חשיפה ומניעה מתוחכמים יותר המעילות יהיו יותר נדירות אך מתוחכמות ונועזות.