חשיבות ניהול ניירת מסודרת במשרד

ניירת מסודרת היא הא' ב' של כל עסק קטן כגדול. לשמירה על סדר ישנה חשיבות מכרעת והיא יכולה לשרת אתכם בדרכים רבות ומגוונות: הן כשעולה הצורך לדווח והן אם ברצונכם להתמודד ולזכות בעבודות גדולות.

אין זה סוד שמשרדים מתמודדים עם ערימות גדולות של ניירת מדי חודש בחודשו. בין אם מדובר בניירת מהבנק, בין אם בהוצאות או קבלות, בין אם אלו חשבונות תשלום שונים כמו ארנונה, מים או חשמל ובין אם מדובר בכל מסמך אחר ולא פחות חשוב. ולמרות שרובנו היינו רוצים להיפטר מהניירת המשרדית בהינף יד, לגרוס או להשליך לפח ובכך לעשות סדר במשרד, בפועל, ניירת זו חשובה לאין שיעור.

ניהול ניירת מסודרת במשרד – מדוע זה חשוב?

עוסקים, עסקים, חברות, מוסדות וארגונים, גדולים כקטנים ככל שיהיו נדרשים להגיש מדי שנה בשנה דוח שנתי על ההוצאות שלהם. ישנם עסקים אשר מחזור ההכנסות שלהם מצריך מהם להגיש דיווח גם מדי חודש בחודשו. זאת עוד מבלי לקחת בחשבון דוחות כגון הצהרות הון אותם יש למלא אחת לכמה שנים. כמו כן ניהול הניירת מאפשר מעקב אחר שכר עובדים, הוצאות אל מול הכנסות, חסכונות ועוד. בעזרת שמירה על סדר, הניירת המשרדית תהיה נגישה יותר וניתן יהיה לשלוף את כל המסמכים הנחוצים עבורכם בבוא העת ובהתאם לצורך. בדרך זו ניתן לחסוך זמן יקר ולא פחות חשוב- כסף.

מה הקשר בין ניירת מסודרת לבין הגשת מועמדות למרכזים ציבוריים?

למרות שאין עסק אשר דומה למשנהו, לרוב העסקים מטרה אחת זהה והיא להגדיל את היקף הפעילות העסקית. כתוצאה מכך, הם נדרשים למצוא לקוחות ופרויקטים חדשים. לא פעם כדי לקבל עבודה או להיות שותפים בפרויקט גדול מטעם גוף ציבורי, ממשלתי או פרטי כזה או אחר, על עסקים אלו לגשת למספר מרכזים כאשר מולם מתמודדים מתחרים רבים ולהם רקורד לא פחות מרשים. כאמור כדי לזכות במכרז, על העסקים לעבור מסכת בירוקרטית ולצרף למועמדותם את כל המסמכים הרלוונטיים וכן להציג ניירת מסודרת, במטרה להוכיח את מקצועיותם והכל, תוך התאמה מלאה לדרישות המכרז. מיותר לציין שללא מסמכים אלו, הסיכויים לזכייה במרכז יהיו קטנים יותר וללא סדר, יהיה קשה לאתר ולהגיש את המסמכים הנחוצים.

איזו ניירת מומלץ לשמור?

כאמור, ניירת היא שם גנרי לסוגים שונים של מסמכים החל במסמכים מהביטוח או מהבנקים, דרך קבלות על תשלום, חסכונות או הוצאות שונות ועד לחיובים, טפסים, תלושי שכר מכתבים שונים ועוד. ככלל מומלץ להכין קלסרים ובהם לשמור את כל הניירת החיונית תוך שמסווגים את המסמכים השונים על פי נושאים, קטגוריות, שנה לועזית והחודש אליו הם שייכים. בדרך זו יהיה פשוט וקל יותר לנהל מעקב אחר הניירת.

נסכם ונאמר ששמירה על הסדר, במיוחד בניירת המשרדית זו משימה אומנם מאתגרת, אך ללא צל של ספק, התועלות מתעלות על החסרונות. במידה ואינכם יודעים כיצד לעשות זאת בעצמכם, תוכלו תמיד לפנות לקבלת ייעוץ מקצועי בתחום או להיעזר באמצעים ממוחשבים ותוכנות ייעודיות.

Comments are closed.